Mensaje del Presidente para Marzo y Abril del 2008

La importancia de la Comisión Directiva en las Organizaciones que se maneja mediante operaciones Democráticas

En mi quinto año como Presidente de la ITF, estoy orgulloso de lo que hemos progresado en las operaciones democráticas de nuestra organización.

La Constitución de la ITF requiere que ésta y sus organizaciones afiliadas operen con bases democráticas. Los líderes de la ITF han declarado públicamente que la misma se liderará democráticamente. Por lo que las expectativas de nuestros miembros son muy altas, y muchos estarán mirando de afuera para ver si la ITF se consolida como una organización democrática.

De mis reuniones con los miembros de la ITF de distintos países y el apoyo recibido de los miembros individuales, de los instructores, y de las organizaciones ITF, sé que están de acuerdo con que nos estamos moviendo en la dirección correcta.

Además, las membrecías aumentan ya que la ITF continúa atrayendo a nuevos practicantes y a distintos grupos que miraban a otras organizaciones de Taekwon-Do y decidieron que preferían una organización democrática.

Como ya saben de haber leído Mensajes del Presidente anteriores, la democracia y los derechos humanos son muy importantes para mí. Creo que la democracia es el mejor sistema para asegurar que una organización opere con igualdad entre sus miembros, y la Comisión Directiva es una pieza principal en las operaciones democráticas de cualquier organización.


El papel de la Comisión Directiva

Como responsabilidad principal la Comisión Directiva debe asegurarse que se respete la Constitución y las Regulaciones Internas de la organización, por lo tanto, que esta opere democráticamente. La Comisión tiene el poder de tomar decisiones que afecten a la organización y puede crear reglas acerca de operaciones y temas administrativos, pero esas decisiones deben ser tomadas según la Constitución y las Regulaciones Internas.

La Comisión Directiva está compuesta por oficiales electos en la junta oficial general de la organización (El Congreso). Generalmente la Constitución y las Regulaciones Internas de una organización describen el papel y la responsabilidad de cada miembro de la Comisión, y la estructura y operaciones de la misma están basadas en estos documentos. Los miembros de la Comisión tienen una responsabilidad legal de respetar la Constitución y trabajar para el bien de la organización y de sus miembros. Si no lo hacen, perderán toda su credibilidad y probablemente no serán reelectos.

Por otro lado, no es responsabilidad de la Comisión Directiva administrar las partes más pequeñas de la organización. Cada miembro de la Comisión lleva a cabo sus tareas y las informa al resto de la Comisión en reuniones regulares. Los Comités Actuales, a veces suplementados por un comité diseñado especialmente si es necesario, poseen mandatos específicos; estos también deben reportarse a la Comisión. La Comisión debe considerar cuidadosamente los informes y recomendaciones de estos comités antes de tomar decisiones.

Por ejemplo: La Comisión Directiva de la ITF no realiza cambios en los estándares técnicos o en las reglas de competencia. Eso es responsabilidad del Comité de Técnica e Instrucción o del Comité de Torneos, Jueces y Árbitros. Los miembros de estos comités fueron electos porque poseen el conocimiento y la experiencia para realizar recomendaciones apropiadas. La Comisión los escucha, discute sus propuestas, y da su aprobación.


Congreso ITF en la Ciudad de Quebec durante el 2007

Responsabilidad de los Miembros de la Comisión Directiva

Los miembros de la Comisión deben ser siempre electos por lo que pueden contribuirle a la organización: su conocimiento, habilidad, y experiencia. Muy frecuentemente vemos que las necesidades de una organización ya sea de distintos tipos de conocimientos, habilidades o experiencia evoluciona en los miembros de la Comisión al igual que la organización se va desarrollando.

Para ser exitoso en los negocios, es esencial identificar a las personas que poseen esa habilidad que se necesita y ubicarlos en una posición donde puedan utilizarla. Lo mismo se aplica en las organizaciones sin fines de lucro tales como la ITF. Cada miembro de la Comisión Directiva posee antecedentes y habilidades únicas, pero juntos forman un equipo capaz de operar una organización internacional.

Cuando se habla de cargos en organizaciones ITF, según la tradición de las artes marciales, le debemos respeto a los Cinturones Negros más avanzados. De todas maneras, no es necesario automáticamente elegirlos para que se transformen en miembros de la Comisión Directiva de una organización de Taekwon-Do ITF. Los Cinturones Negros ciertamente contribuyen mucho para cumplir con las metas de las organizaciones ITF pero esto no necesariamente significa que sean miembros de la Comisión Directiva.

Los miembros de la Comisión Directiva poseen la responsabilidad de prepararse adecuadamente para ser participantes activos en las Reuniones de la Comisión. También tienen el deber de poner en práctica las decisiones de la Comisión acerca de sus responsabilidades específicas.

El trabajo oficial de la Comisión Directiva se realiza en las reuniones de trabajo – se discuten temas de interés, se proponen maneras de accionar, y se toman decisiones – por lo que las reuniones de trabajo deben ser eficientes y justas. La ITF ha adoptado las Reglas de Robert para asegurarse de ello, e incentiva a todas las organizaciones de la ITF a que lo realizan.


Las Reglas de Robert

Las reglas de Robert fueron desarrolladas como una referencia para organizaciones que utilizan procedimientos parlamentarios. Esto significa que todas las organizaciones lleven a cabo una reunión con sus miembros para elegir la persona a cargo y luego se tomen decisiones que afectaran a la organización.

Las Reglas de Robert se han utilizado por más de cien años por organizaciones en países alrededor del mundo. Se han convertido en los estándares de referencia porque son lógicas, justas, y fáciles de entender. Además, cubren casi todas las situaciones que puedan presentarse y son actualizadas frecuentemente. Obviamente, es esencial que el miembro de la Comisión Directiva que lleva a cabo la reunión tenga un buen conocimiento de estas reglas y sepa aplicarlas adecuadamente.


Algunos Consejos para los Miembros de la Comisión Directiva

Durante mi larga carrera en Taekwon-Do y en los negocios, tuve el privilegio de ser parte de Comisiones Directivas de distintas organizaciones. Estoy orgulloso de poder compartir mi experiencia con ustedes y me gustaría tomar esta oportunidad para darles algunos consejos a aquellos que son miembros de comisiones y a aquellos que estén considerando tomar esa responsabilidad.

  • ¿Por qué es miembro de la Comisión? ?
    Pregúntese como puede utilizar sus habilidades, su conocimiento, y experiencias para promover la misión de la organización.
    ¿Está dispuesto a trabajar duro para la organización?
    ¿Está dispuesto a dedicarle el tiempo necesario para ser un miembro importante y activo de la organización?
    Los miembros de una Comisión son elegidos principalmente para servirle a la misma, no para que puedan sentirse importantes o poderosos.
  • Evitar los conflictos de intereses.
    Es esencial evitar hasta la apariencia de conflicto de intereses.
    Si posee un interés personal en alguna de las decisiones de la Comisión, es mejor abstenerse a votar esa moción. En algunas circunstancias, un potencial conflicto de intereses puede hacer imposible que un miembro permanezca como parte de la comisión.
  • Tomar decisiones basadas en principios.
    Como miembro de la Comisión, usted representa a los miembros de la organización.
    Prepárese correctamente para las reuniones, así podrá tomar decisiones bien informadas.
    Luego vote por lo que cree mejor para los miembros de la organización.
    Esto no es siempre fácil, ya que algunas decisiones no son muy populares.
    Los miembros de la Comisión de las distintas organizaciones de la ITF deben ser valerosos, tomar decisiones basadas en los principios de la filosofía del Taekwon-Do, indicado claramente en la Regulaciones internas, y decidir lo mejor para la organización.
  • Recuerde que las reuniones de la Comisión son confidenciales.
    Se llevan registros de las decisiones realizadas en las reuniones de la Comisión – las cuales están disponibles para todos los miembros – pero no se registran todos los detalles de las discusiones que llevaron a esas decisiones. Esto permite a los miembros de la Comisión que puedan expresar libremente sus opiniones sin preocuparse que estas creen algún tipo de conflicto o problema.
  • Respete la jerarquía de las organizaciones.
    De acuerdo con las reglas para un buen gobierno, los miembros de la comisión de cualquier organización ITF afiliada deben asegurarse que sus documentos legales (Constitución, Regulaciones Internas y Reglas), procedimientos y decisiones estén en concordancia con aquellas de las organizaciones superiores. Es importante respetar esta regla para evitar problemas legales y así asegurar la armonía en la organización.
  • Sea un jugador en equipo.
    Los miembros de la comisión de cualquier organización ITF afiliada, de todo tipo de nivel, deben tener la oportunidad de expresar sus opiniones durante la reunión, las Reglas de Robert se asegurarán de ello.
    De todas maneras, una vez que la Comisión ha tomado una decisión, todos deben trabajar juntos como equipo para llevarla a cabo.
    Puede pasar que otros miembros de la Comisión no aprueben lo que usted propuso o que aprueben algún tema con el cual usted no concuerda. Cuando esto suceda, debe aceptar que ellos, como usted, están actuando de buena fe y haciendo lo que piensan es mejor para la organización.
    Por lo que no debe tomar esto como un rechazo personal o pensar que ha perdido y los otros han ganado. Una reunión de Comisión Directiva no es una competencia; es un esfuerzo en equipo.
    Aunque no todos tengamos las mismas opiniones, podemos aprender a “aceptar tener diferencias” y así poder continuar trabajando juntos para el bien de la organización


Junta de la Comisión Directiva de la ITF en Roma durante el 2007

¿Cuándo una organización necesita una Comisión Directiva?

La ITF y cada una de sus organizaciones aliadas deben ser entidades constituidas legalmente con una Comisión Directiva. Esto es requerimiento de la Constitución de la ITF.

¿Pero que sucede cuando un instructor comienza una escuela de Taekwon-Do y es el único dueño? ¿Necesita una Comisión Directiva? No necesariamente. De todas maneras cuando esté listo para expandirse y aplicar para fundar un gobierno o alguna organización, le pedirán que forme una Comisión Directiva que supervise las operaciones de la escuela, particularmente los aspectos financieros.

Aunque no sea un requerimiento tener una Comisión Directiva, cualquiera que tome la responsabilidad de formar una escuela de Taekwon-Do o cualquier proyecto grande hará bien en considerar tener una Comisión Directiva.

Otro ejemplo podría ser la organización de una competencia de Taekwon-Do. Donde hay mucho trabajo que realizar y financias de las cuales hacerse cargo. En este caso, el comité organizativo actúa como Comisión Directiva. Las responsabilidades de cada miembro del comité están definidas y todos trabajan juntos para hacer del evento un suceso.


¿Le gustaría aprender más?

Recientemente he leído algunos libros muy interesantes acerca de la teoría en los negocios, incluyendo un número que se centra en el importante papel de la Comisión Directiva. También he estado mirado organizaciones exitosas y como estas son manejadas. Esta búsqueda ha reforzado mi creencia que la única manera de asegurar que una organización crezca, progrese, y sea exitosa es operando bajo principios democráticos.

Aquí les recomiendo algunos libros y páginas de internet:

Para más información acerca de las Reglas de Robert, visite la página web www.robertsrules.com.

The Ultimate Board Member’s Book: Una Guía de 1 Hora Para Entender y Complementar Su Papel y Responsabilidad, de Kay Sprinkel Grace. Publicado por Emerson & Church, Medfield MA USA. 2007

The Perfect Board Calvin K. Clemons. Publicado por Synergy Books, Austin TX USA. 2005

The Imperfect Board Member: discovering the seven disciplines of governance excellence, de Jim Brown. Publicado por Jossey-Baas

Reinventing Your Board: Una Guía Paso a Paso para poder implementar la Política de Gobierno, de John & Miriam Carver. Publicado por Jossey-Baas

(Puede comprar los libros anteriormente referidos en la página web www.amazon.com. Estos libros se encuentran en la sección “como gobernar bien” (“good governance”) o puede encontrarlos mediante la búsqueda de “Comisión Directiva” (“Board of Directors”).)

Este es el link de la página Web de la Universidad de Dalhousie (en Nueva Escocia, Canadá) Continuing Education for Non-Profit Sector Leadership. Esta página Web tiene mucho información acerca de como gobernar y del desarrollo de una comisión, incluyendo formularios y políticas de muestra.

Este link lo lleva a la Free Management Library la cual ofrece links a cientos de artículos informativos y documentos de muestra. Esta incluye: una serie de artículos acerca de lo que significa ser un miembro de la comisión de una organización sin fines de lucro, una serie dividida en cinco partes acerca de cómo construir una Comisión Directiva con pensamiento estratégico, un artículo titulado Ethical Guidelines for Board Members of Not-for-Profit Organizations, y mucho más.

En www.managementhelp.org/boards/boards.htm encontrará The Free Complete Toolkit for Boards con artículos interesantes acerca de todos los aspectos de una Comisión Directiva y links muy buenos.

Solo le he sugerido algunas páginas pero muchas de ellas poseen links a otras. ¿Porque no hacer su propia búsqueda en internet bajo el nombre de “comisión directiva”, “comisión gubernamental” o “Reglas de Robert”? Seguramente encontrará muchísima información útil

Además, estaremos habilitando una presentación en PowerPoint de los dos seminarios brindados por el Dr. Janel Gauthier, ex Jefe del Comité de Ética Y Disciplina de la ITF:


En Conclusión…

La aplicación de principios democráticos en las operaciones es bastante nuevo para la ITF y sus organizaciones afiliadas, pero estoy absolutamente convencido que es la única manera de asegurar el progreso de la ITF.

Realizando estos cambios nos aseguraremos que la ITF continúe cumpliendo su misión de promover al Taekwon-Do alrededor del mundo. Estaremos trabajando juntos para hacer un mundo mejor.

Me haría muy feliz que luego de leer este mensaje, se interese más en el trabajo realizado por su Comisión Directiva. Espero que cada uno de ustedes piense como puede contribuir a su organización. Considere como utilizar sus habilidades, su experiencia, y su tiempo para que la ITF y sus organizaciones afiliadas puedan brindar más servicios de calidad a sus miembros.


Sinceramente,
Maestro Trân Triêu Quân, Presidente

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Fecha: 2011-06-12 15:00:19
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