Message du président Mars-Avril 2008

L’importance du rôle du Conseil d’administration dans les organisations opérées de façon démocratique

Déjà au cœur de la 5e année de mon mandat, je suis fier du progrès que nous avons fait, en route vers une organisation opérée de façon plus démocratique.

La Constitution de l’ITF indique que l’ITF et ses organisations affiliées doivent opérer selon des bases démocratiques. Nos dirigeants ont d’ailleurs fait la promesse publique de travailler en ce sens. Les attentes de nos membres sont donc très grandes, et les autres surveillent également si nous devenons véritablement un modèle d’organisation démocratique.

Avec toutes les réunions que j’ai eues dans les différents pays et selon les feedback que j’ai reçus de nos membres, instructeurs et des différents paliers d’organisation de l’ITF, je crois que vous êtes d’accord que nous nous dirigeons dans la bonne direction.

De plus, le nombre de membres de l’ITF augmente sans cesse grâce à l’adhésion de nouveaux membres et à des groupes provenant d’autres organisations et qui ont décidé qu’il était mieux pour eux d’appartenir à une organisation opérée démocratiquement.

Comme vous avez pu le lire dans les messages précédents, la démocratie et les droits de la personne me sont très chers. Je crois que la démocratie est le meilleur système pour assurer le traitement juste et équitable de nos membres, et notre conseil d’administration en est le principal acteur.


Le rôle d’un conseil d’administration

La principale responsabilité d’un conseil d’administration est de s’assurer que la Constitution et les règlements de l’organisation soient respectés, donc que l’organisation soit opérée de façon démocratique. Le conseil d’administration a un grand pouvoir décisionnel et peut établir des règles pour encadrer l’opération et l’administration, mais ces décisions doivent être prises tout en respectant la Constitution et les règlements de l’organisation.

Le Conseil d’administration de l’ITF est composé de 6 membres de la direction élus à l’assemblée générale officielle (le Congrès) à tous les quatre ans, ainsi que des 5 délégués élus des fédérations continentales. En général, la Constitution et le règlement d’une organisation décrivent en détail le rôle et les responsabilités des chacun des membres du conseil d’administration. De plus, la structure et le fonctionnement de l’organisation doivent toujours être en accord avec ces documents. Les membres du conseil ont la responsabilité de respecter la Constitution et de travailler dans les intérêts de l’ITF et ses membres. S’ils ne le font pas, les membres du conseil perdront toute crédibilité, et ils ne seront probablement pas réélus.

D’un autre côté, ce n’est pas la responsabilité du Conseil d’administration de gérer le micromanagement de l’ITF. Chaque membre du conseil a ses propres responsabilités et en fait le compte-rendu au conseil lors des réunions. De plus, les comités permanents, épaulés par des comités supplémentaires si les circonstances l’indiquent, reçoivent des mandats bien précis et doivent eux aussi en faire le compte-rendu de façon régulière. Le conseil doit ensuite bien étudier chaque rapport et émettre ses commentaires et recommandations aux comités avant de prendre une décision.

Par exemple, le Conseil d’administration de l’ITF n’applique aucune modification sur le standard des techniques ou sur les règlements de compétition. Il s’agit du ressort du Comité technique et d’instruction ainsi que le Comité d´arbitrage & de compétition. Les membres de ces comités ont été sélectionnés pour leurs connaissances et leur expérience, et c’est à eux d’émettre des propositions aux membres du conseil, de les débattre et si tout est dans l’ordre, le conseil approuve les recommandations.


Congrès de l’ITF à Québec, 2007

Les responsabilités des membres du conseil

Les membres du Conseil d’administration de l’ITF doivent toujours être élus pour ce qu’ils ont à offrir pour contribuer à l’organisation, c´est-à-dire leurs connaissances, leurs expériences et leurs compétences. En fait, les besoins du conseil en matière de compétences peuvent évoluer à mesure que l’organisation se développe.

Pour réussir en affaires, il est indispensable de savoir identifier les personnes possédant les compétences dont vous avez besoin, et de les placer dans une position où ils pourront les mettre à profit. Le même concept s’applique pour les organismes sans but lucratif comme l’ITF. Chaque membre du Conseil d’administration de l’ITF a son propre bagage, et c’est ensemble qu’ils peuvent former une équipe en mesure de gérer une organisation internationale de cette envergure.

Pour ce qui est du conseil d’administration des différentes organisations de l’ITF, dans la tradition des arts martiaux, nous devons respecter et reconnaître les plus hauts gradés. Cependant, nous ne devons pas systématiquement les choisir pour siéger aux conseils d’administration. Les ceintures noires apportent une grande contribution à l’atteinte des objectifs de l’ITF, mais pas nécessairement en tant qu’administrateurs.

Les membres d’un Conseil d’administration ont la responsabilité de se préparer adéquatement afin de pouvoir participer activement lors des réunions. Ils ont également la responsabilité de respecter les décisions prises par le conseil, en particulier celles qui affectent directement leur ressort.

Le travail du conseil est fait de façon officielle lors des réunions – les sujets d’intérêt sont discutés, des actions sont proposées et des décisions sont prises. Afin que les réunions se déroulent efficacement et justement, l’ITF a adopté les Règles d’ordre de Robert. Nous encourageons d’ailleurs toutes les organisations affiliées à l’ITF à en faire de même.


Les Règles d’ordre de Robert

Les Règles d’ordre de Robert ont été développées comme référence pour les organisations qui utilisent des procédures de types parlementaires. Cela veut dire que ces organisations tiennent des réunions pour élire ses dirigeants et prendre des décisions qui affecteront l’organisation dans son ensemble.

Ces règles sont utilisées depuis près de cent ans par des organisations de plusieurs pays du monde. Elles sont devenues le standard de référence grâce à leur simplicité, leur logique et leur justice. De plus, elles couvrent la plupart des situations qui peuvent survenir durant les réunions et elles sont mises à jour fréquemment. Il est important que les membres du conseil d’administration et des comités comprennent bien ces règles et sachent comment les appliquer.


Quelques conseils pour les membres de Conseils d’administration

Pendant ma longue carrière en Taekwon-Do et en affaires, j’ai eu la chance d’occuper des postes au sein de différents conseils d’administration. Il me fait plaisir de pouvoir partager mon expérience avec vous et aussi d’émettre quelques recommandations à ceux qui siègent à un conseil ou qui songent à le faire.

  • Pourquoi êtes-vous membre d’un Conseil d’administration?
    Demandez-vous comment vous pouvez mettre vos compétences, connaissances et expérience à la réalisation de la mission de votre organisation.
    Êtes-vous prêts à travailler fort pour votre organisation?
    Êtes-vous en mesure de dédier le temps nécessaire afin d’être actif et utile au sein du conseil?
    Les membres d’un conseil sont élus pour servir leur organisation, et non pour leur donner de l’importance ou du pouvoir.
  • Évitez tout conflit d’intérêts.
    En fait, il est essentiel d’éviter ne serait-ce que l’apparence d’un conflit d’intérêts.
    Si vous avez des enjeux personnels qui découlent d’une décision du conseil, il est mieux pour vous de vous abstenir de voter. Dans certaines circonstances, un potentiel conflit d’intérêts peut compromettre la présence d’un membre au sein du conseil.
  • Prenez vos décisions en vous basant sur vos principes.
    En tant que membre du conseil, vous représentez les membres de votre organisation. Préparez-vous sérieusement pour les réunions afin de prendre les bonnes décisions en toute connaissance de cause. Ensuite, votez pour ce que vous croyez être le mieux pour vos membres. Ce n’est pas une tâche facile, car certaines décisions peuvent déplaire à plusieurs. Les membres de Conseils d’administration dans l’ITF doivent être courageux pour prendre des décisions basées sur les principes de la philosophie du Taekwon-Do, ce qui est bien indiqué dans le Règlement no.1, et pour faire ce qui est le mieux pour leur organisation.
  • Souvenez-vous que les réunions des conseils sont confidentielles.
    C’est pourquoi les comptes-rendus – lesquels sont disponibles pour tous nos membres – relatent toutes les décisions, mais pas les discussions qui ont mené à ces décisions. D’ailleurs, les membres du Conseil d’administration de l’ITF peuvent discuter librement lors des réunions sans craindre que leur opinion ne créer des conflits ou des problèmes avec qui que ce soit.
  • Respectez la hiérarchie de l’organisation.
    Selon les règles d’une bonne administration, les membres des conseils des organisations affiliées à ITF doivent s’assurer que tous leurs documents légaux (Constitution, règlements et procédures), et leurs décisions s’accordent avec les paliers administratifs supérieurs. Il est important de respecter cette règle afin d’éviter tout problème légal et d’assurer l’harmonie au sein de l’ITF.
  • Soyez un bon joueur d’équipe.
    Tous les membres d’un conseil devraient avoir la possibilité de s’exprimer, et les Règles d’ordre de Robert ont pour objectif de s’en assurer. Cependant, lorsqu’une décision est prise par le conseil, tout le monde doit travailler ensemble, en équipe. Il peut arriver que certains membres n’appuient pas une motion que vous mettiez de l’avant ou qu’ils appuient une motion que vous n’approuviez pas. Lorsque cela se produit, il faut accepter qu’eux aussi agissent de bonne foi et qu’ils fassent ce qu’ils croient être le mieux pour l’organisation.
    Vous ne devriez donc pas prendre ce genre de désaccord comme une bataille à gagner entre les membres. Une réunion n’est pas une compétition : c’est un travail d’équipe.
    Même si nous n’avons pas tous la même opinion, nous devons accepter d’être en désaccord et continuer à travailler ensemble pour le bien de l’organisation.


Réunion du Conseil d’administration de l’IF à Rome, 2007

Quand est-ce qu’une organisation a besoin d’un Conseil d’administration?

L’ITF et ses organisations affiliées doivent être constituées légalement, ce qui inclut l’existence d’un conseil d’administration. Il s’agit d’une des exigences de la Constitution de l’ITF.
Un instructeur qui ouvre une école n’a pas forcément besoin d’un Conseil d’administration, mais s’il veut que son club prenne de l’expansion ou s’il souhaite demander du financement à des paliers de gouvernement ou autre, il devra en former un. Néanmoins, toute personne qui prend la responsabilité d’une école de Taekwon-Do ou d’un autre projet d’envergure devrait considérer la possibilité de former une équipe de conseillers pour l’épauler.

Un autre exemple pourrait être l’organisation d’une compétition de Taekwon-Do d’envergure. Il y a beaucoup de choses à gérer, entre autres au niveau des finances. Dans ce cas, le comité organisateur agit comme conseil d’administration. La responsabilité de chaque membre du comité est définie et tout le monde travaille main dans la main pour faire de l’événement un succès.


Pour en apprendre davantage…

J’ai lu plusieurs livres portant sur la théorie des affaires, incluant un bon nombre mettant l’accent sur l’importance et le rôle d’un conseil d’administration. Je me suis aussi penché sur certaines organisations réputées et sur leur fonctionnement. Cette recherche a renforcé ma vision que la seule façon de s’assurer de la progression d’une entreprise est de l’opérer selon des principes démocratiques.

Voici quelques livres et sites Web :

  • Pour en apprendre plus sur les Règles d’ordre de Robert, visitez www.robertsrules.com.
  • The Ultimate Board Member’s Book: Un guide pour comprendre et remplir votre role et vos responsabilités, par Kay Sprinkel Grace. Publié par Emerson & Church, Medfield MA USA. 2007;
  • The Perfect Board par Calvin K. Clemons. Publié par Synergy Books, Austin TX USA. 2005;;
  • The Imperfect Board Member: découvrir les sept disciplines d’une gouvernance excellence, par Jim Brown. Publié par Jossey-Baas
  • Reinventing Your Board: Un guide pas à pas pour intégrer une politique de gouvernance, par John & Miriam Carver. Publié par Jossey-Baas

(vous pouvez acheter ces livres en ligne sur www.amazon.comen tapant conseil d’administration (en anglais « board of directors ») dans le champ de recherche. .)

Ce lien mène vers le site Web du département de l’éducation continue en leadership de l’Université Dalhousie (Nouvelle-Écosse, Canada). Ce site Web contient beaucoup d’information sur l’administration d’un conseil d’administration, incluant des exemples de politiques et des formulaires.

Ce lien mène vers la Bibliothèque gratuite de gestion, laquelle contient des centaines de documents à titre d’exemples. Ceci inclut : une série d’articles sur ce qu’implique d’être membre du Conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif, un didacticiel sur la formation d’un conseil d’administration efficace, un article intitulé « Lignes directrices concernant l’éthique d’un conseil d’administration ».

www.managementhelp.org/boards/boards.htm est le lien vers « la Boîte à outils gratuite pour membres de conseil d’administration ». Vous y trouverez des articles intéressants sur tous les aspects d’un conseil, ainsi que des liens utiles.

Je ne vous ai suggéré que quelques sites Web, mais chacun d’entre eux contient plusieurs liens pertinents. Je vous suggère également de faire vos propres recherches à l´aide des termes « conseil d’administration » ou « Règles d’ordre de Robert ».

De plus, nous sommes sur le point de rendre disponibles sur notre site Web, les présentations PowerPoint des deux séminaires de Dr. Gauthier, ancien président du Comité d’éthique et de discipline:


En conclusion…

Appliquer des principes démocratiques dans ses opérations constitue une nouveauté pour l’ITF et ses organisations affiliées, mais je suis convaincu que c’est la seule façon de nous permettre de croître et de progresser.

En adoptant ce virage, nous nous assurons de continuer à promouvoir le Taekwon-Do et à bâtir un monde meilleur.

Je serai très heureux si, à la lumière de ce message, vous vous intéressez au travail des conseils d’administration et que vous avez maintenant envie de mettre vos connaissances et vos compétences au service de votre organisation. Prenez le temps d’envisager ce que vous pouvez apporter à l’ITF et ses organisations pour les aider à fournir plus de services de qualité à nos membres!


Sincèrement vôtre,
Maître Trân Triêu Quân
Président

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Date: 2011-06-13 21:07:03
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